Perché è importante controllare le presenze in azienda

L’azienda affinché possa operare in modo efficiente e raggiungere gli obiettivi prefissati deve poter contare sul continuo monitoraggio della propria forza lavoro, in modo da poter assegnare le mansioni da portare a termine nel breve e lungo periodo, organizzare i team rispetto ai turni previsti e controllare le performance dei dipendenti per intervenire prontamente qualora fosse ravvisato qualcosa che non va.

In quest’ottica, diventa quindi fondamentale avere una piena conoscenza di tutte le presenze del capitale umano in un dato momento o periodo, per massimizzare gli sforzi ed evitare un sovraccarico di lavoro per taluni piuttosto che per altri.

L’importanza delle presenze

Avere una visione completa sull’impegno dei dipendenti è la chiave per la buona conduzione giornaliera dell’azienda. Il dipartimento delle risorse umane deve quotidianamente essere messo nelle migliori condizioni per poter coordinare i lavoratori, indicando ai presenti quali attività devono essere svolte e entro quali termini. Ma non solo. Controllare le presenze non attiene unicamente all’operatività aziendale, ma anche ad altri fattori essenziali che riguardano non solo la società ma anche il personale in essa coinvolto.

Attraverso la verifica delle presenze, infatti, l’azienda potrà tracciare con precisione le ore lavorate e di conseguenza elaborare una busta paga completa e accurata, aspetto che ovviamente è prioritario per i dipendenti, che in questa fase espliciteranno anche gli eventuali straordinari, le assenze giustificate, il periodo da dedicare alle ferie, i permessi e le malattie.

Una situazione che negli ultimi tempi si è fatta più complicata con l’introduzione in pianta stabile dello smart working, dove la non presenza fisica sul luogo di lavoro, potrebbe generare confusione e disarmonia sui flussi lavorativi in azienda.

Oltre a questo, come accennato in precedenza, accertare le presenze, consente una migliore efficienza e risparmio di tempo per le risorse umane che non dovranno verificare di volta in volta il personale, potendo con tranquillità gestire i presenti senza cadere in errori di assegnazione o eccesso di mansioni da svolgere.

Come verificare le presenze in azienda

Per verificare le presenze, molte aziende, specie quelle che hanno un corpo dipendenti di dimensioni ridotte, utilizzano un foglio presenze mensile da compilare messo a disposizione dei lavoratori che singolarmente dovrebbero provvedere ad aggiornarlo quotidianamente. Con questo documento, nel quale vengono inseriti gli orari di ingresso e di uscita, gli straordinari, le ferie e i permessi, il Manager HR controllerà istantaneamente l’impegno mensile della forza lavoro, di cui è primo responsabile, e sulla base di quanto scritto muoversi di conseguenza.

Per le realtà più grandi, però, spesso tale foglio, realizzabile con il noto programma Excel, non rappresenta la soluzione più idonea ed è consigliabile implementare un software specifico per le risorse umane che tra le tante funzionalità ha anche quella dedicata a questo aspetto fondamentale, rendendo la procedura snella e rapida, scongiurando anche alcune situazioni critiche frutto dell’errore umano.

Affinché le presenze vengano segnalate con precisione è necessario anche che i dipendenti siano davvero coinvolti in questo processo, con modalità di reciproco avviso, reminder mediante messaggistica istantanea o chat di gruppo e, soprattutto, facendo leva sull’importanza dell’aggiornamento quotidiano del documento, che occupa pochi secondi della giornata lavorativa, per evitare di dover revisionarlo e attualizzarlo negli ultimi giorni del mese, con il rischio di confusione e dimenticanze, in primis relative all’orario di entrata e uscita.

In questo senso, diventa quindi fondamentale che il management stimoli il capitale umano ad occuparsi con impegno in questa mansione che porterà dei benefici per i lavoratori stessi, migliorando il rapporto di fiducia e la trasparenza aziendale, nonché una individuazione degli orari di maggiore produttività più agevole, con vantaggi elevati per quel che concerne il successo del proprio business.